I. Paramétrages du dossier

1. Création du dossier

Méthode

a. Ouvrir le module «EBP gestion commerciale»:

b. Sélectionner «créer un nouveau dossier» et «suivant»;

c. Inclure «EBP Compta Ligne Open Line» et «suivant»;

d. Sélectionner «Microsoft SQL server» et «suivant»;

e. Sélectionner «Poste client+serveur» et «suivant»;

f. Saisir le nom du dossier en commençant par votre numéro d'étudiant :

«Suivant» puis «Suivant»;

g. A l'aide des annexes 1 & 2 [pdf], indiquer les coordonnées de la société puis «Suivant»;

h. Renseigner les informations administratives et fiscales puis «Suivant»;

i. «Suivant»;

j. «Suivant»;

k. «Suivant»;

l. Et enfin «Lancer»;

m. A l'issue du processus de création: «Fermer», sélectionner «Utiliser mon dossier créé», puis «Fermer»;

n. L'application ouvre l'«Ecran de démarrage» :

2. L'espace de travail

1. Le menu « Fichier » permet de manipuler (Nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant ...) les fichiers contenant les dossiers, on remarque que plusieurs dossiers ont été ouverts récemment ;

2. Le menu « Edition », est très connu des utilisateurs de logiciels de bureautique (les raccourcis clavier sont les mêmes) ;

3. Le menu « Affichage » permet de revenir sur l'écran d'accueil ;

4. Les 6 menus suivants ne seront disponibles qu'à l'ouverture d'un dossier client. Les sous-menus apparaissent donc, à ce stade, en grisé ;

5. L'antépénultième menu (Outils) permet d'intervenir sur les fichiers de sauvegarde des dossiers : Sauvegarder un ou plusieurs dossiers, idem pour Restaurer ;

6. Le menu « Fenêtres » permet de naviguer entre les dossiers (si plusieurs dossiers sont ouverts). Il est possible de lancer simultanément cinq instances de chaque application (par exemple : cinq dossiers de gestion commerciale et cinq dossiers de comptabilité) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois ;

7. Le dernier menu permet d'accéder à l'aide, ici une recherche sur facture d'achat.

3. Identification de la société

Vérifier les informations d'identification de la société:

i. Sélectionner «Paramètres» puis «Société»;

ii. Sélectionner «Coordonnées» pour le nom et l'adresse de la société puis «Identification» pour les données administratives (SIRET) et fiscales (TVA).

4. «Options comptables» («Paramètres »/«Société»).

i. «Options générales»

Transfert automatique : A chaque validation de document ou de règlement, l'écriture comptable correspondante sera générée automatiquement dans le module «Comptabilité»:

Fondamental

Il est possible d'activer :

- L'affichage d'un message prévenant l'utilisateur que le document va être comptabilisé automatiquement;

- L'affichage d'un message confirmant la validation et la comptabilisation du document.

ii. «Tiers»

Les comptes auxiliaires doivent être rattachés aux bonnes racines, c'est-à-dire aux comptes généraux concernés. Un compte auxiliaire client doit être rattaché au compte général client (c'est-à-dire le compte 411). Pareillement, un compte auxiliaire fournisseur doit être rattaché au compte général fournisseur (le compte 401).

La «gestion des comptes auxiliaires» est inaccessible, une tentative pour cocher provoque l'affichage ci-contre:

• Pour activer l'option «Gestion des comptes auxiliaires» : Ouvrir le module «Comptabilité»:

  • Fermer (sans sauvegarder) le module «Gestion commerciale»;

  • Dans le module «Comptabilité»: «Paramètres»(1), «Société»(2), «Options comptables»(3);

«Plan comptable auxiliaire»(4), cocher «Gérer les comptes de tiers auxiliaires»(5) puis fermer la boîte de dialogue «Informations»;

  • Ouvrir le module «Gestion commerciale», «paramètres», «société» puis «options comptables/Tiers»;

  • La «Gestion des comptes auxiliaires» est activé ;

  • Fermer le module « EBP Comptabilité ».

5. «Numérotation» («Paramètres »/«Société»).

Modifiez les paramétrages des numérotations des pièces, de manière à respecter les normes de codification suivantes pratiquées par la société :

6. Les mentions légales des devis

Sélectionner « Documents de ventes » puis « Mentions légales des devis » pour modifier la mention à imprimer sur le devis en indiquant une durée de validité de 2 mois.

7. Calcul: Nombre de décimales.

• Passer le nombre des décimales du «Prix unitaire» à 5:

• Cette valeur peut être vérifiée, après création de chaque article, à partir de la fiche «Article» puis l'onglet «Détails»:

8. Création des modèles d'impression

• «Outils», «Editeur de modèle d'impression »(1);

• «Assistant de création de modèle de document» (2);

• Sélectionner le type de modèle à créer (3);

• «Suivant», sélectionner le modèle pour le type de document puis «Suivant»;

• «Modifier le logo» (4);

• «Importer» (5);

• L'explorateur Windows permet de sélectionner le fichier contenant le logo de la société, «Ouvrir», «OK» puis «OK»;

• «Suivant» permet de modifier le corps du document;

• «Suivant» permet de modifier le pied du document;

• «Suivant» permet de modifier la mise en forme;

• «Suivant» pour nommer le modèle ainsi créé:

• «Suivant» puis «Lancer».