A. PROCESSUS ET DESCRIPTIF DE L'ACTIVITE

A. PROCESSUS ET DESCRIPTIF DE L'ACTIVITE

- L'activité Vente de fioul

LES COMMANDES CLIENTS : Les commandes des particuliers sont généralement prises au téléphone par un employé du service comptable client qui établit une « fiche téléphone » sur laquelle il note le nom du client et la commande ainsi que ses coordonnées s'il ne figure pas déjà au fichier client Particulier.

Les commandes des entreprises sont passées par bon de commande, par mail mais aussi, exceptionnellement, par téléphone en cas d'urgence.

Le comptable enregistre la commande dans le PGI et édite le bon de livraison.

LES LIVRAISONS : Elles sont effectuées par 2 camions :

  • Un d'une capacité de 10 000 litres,

  • Un d'une capacité de 6 000 litres.

Chaque camion effectue généralement : une tournée le matin et une l'après-midi.

La répartition des livraisons est gérée sur un planning chaque jour par le service comptable client. Le bordereau de route et les bons de livraison sont transmis au service logistique.

LA FACTURATION : Toutes les ventes font l'objet d'une facture.

  • Les clients Entreprise sont facturés en fin de semaine (le vendredi généralement), la facture est adressée par courrier ;

  • Pour les clients Particulier la facture accompagne la livraison.

LES RÈGLEMENTS : Pour les clients Particulier, le règlement s'effectue à la livraison auprès des livreurs, par chèque, carte bancaire ou en espèces. Pour les clients Entreprise, le règlement est effectué :

  • Par chèque en fin de mois ;

  • Par virement SEPA à 30 jours ;

  • LCR (lettre de change relevé) à 30 jours fin de mois.

- L'activité Maintenance

Certains clients ont souscrit un contrat annuel de maintenance. Les tarifs du contrat sont fonction de l'importance de l'installation de chauffage du client.

LA FACTURATION : Un mois avant la fin du contrat, une facture est envoyée au client afin qu'il renouvelle son contrat. Il doit alors donner son accord en signant un coupon détachable de la facture et le retourner en joignant son règlement par chèque.

L'ENCAISSEMENT : Les contrats de maintenance sont réglés par chèque à réception de la facture et au plus tard à la date d'échéance.