CHALVENT

Le service comptabilité et administration est géré par le responsable administratif et financier. Il a sous sa responsabilité 2 employés qui occupent les postes suivants :

• Poste 1 : comptabilité clients ;

• Poste 2 : comptabilité fournisseurs.

a. FONCTION POSTE 1 - GESTION VENTES DE FIOUL ET PRESTATION MAINTENANCE

Le salarié occupant ce poste est chargé de gérer les ventes, il est sous l'autorité du directeur administratif et financier.

Chaque jour, au courrier ou par fax, nous recevons des bons de commande des clients «entreprises » (code famille : 1) ; généralement nous livrons dès le lendemain ou le surlendemain en fonction des disponibilités des livreurs. Nous recevons également des commandes par téléphone, en général par des clients « particulier » (code famille : 2), qui sont notées sur une « fiche de téléphone ».

À partir de ces commandes, on établit les tournées des livreurs pour le lendemain :

• Organiser les tournées du lendemain ;

• Enregistrer les commandes reçues des clients ;

• Assurer le suivi des relations commerciales ;

• Gérer les stocks, les fichiers Client, Contrats de maintenance et Tarif.

En cas de rupture de stock, le comptable prévient le comptable fournisseurs afin de passer une commande :

• Créer et éditer les documents commerciaux relatifs aux ventes de Fioul aux clients Particulier et aux clients Entreprise ;

• Enregistrer les ventes dans la comptabilité.

Le salarié employé à ce poste est chargé de la trésorerie recettes.

Chaque soir, les livreurs déposent dans un coffre-fort la recette de la journée qui comprend :

• Les espèces : notées sur les bordereaux de recettes ;

• Les chèques et récépissés de cartes bancaires.

La recette est accompagnée :

• Des fiches recette sur lesquels les livreurs font figurer, livraison par livraison, le détail de la recette ;

• Des feuilles de route qu'ils ont complétées.

Le lendemain matin, le comptable vérifie la recette du coffre en rapprochant les espèces, chèques et cartes bancaires des montants figurant sur les factures et sur les feuilles de route. Il établit ensuite un récapitulatif de caisse journalier et il prépare les remises en banque qui sont effectuées chaque jour.

Il est également chargé de préparer les remises de chèques reçus au courrier et provenant des ventes de fioul aux clients Entreprise ou des règlements des contrats Maintenance.

Enfin, il comptabilise les avis de crédit reçus de la banque (pour virement) et les relevés d'opérations « cartes bancaires ». Il comptabilise les documents de recette au journal. Régulièrement, il est chargé de relancer les clients dont la créance, arrivée à échéance, n'est toujours pas encaissée.

b. FONCTION POSTE 2 - LA COMPTABILITÉ ACHATS ET FOURNISSEURS

Les bons de livraison nous sont transmis avec la mention « Accord » qui a été apposée par le responsable logistique. Ce dernier contrôle les livraisons et nous fait part des éventuelles anomalies.

Le comptable est chargé de comptabiliser les factures d'achats après avoir effectué un contrôle visant à rapprocher le bon de livraison avec la facture fournisseur. Il fait le nécessaire auprès du fournisseur en cas d'anomalies.

Après comptabilisation des factures d'achats, les fournisseurs sont réglés :

• A 30 jours fin de mois en LCR pour le fioul ;

• Comptant par chèque à réception de facture pour les autres achats.

Le comptable établit les bons à payer puis les transmet au DAF pour accord.

Régulièrement, il est chargé du lettrage des comptes de tiers Fournisseurs pour s'assurer qu'il n'existe aucune anomalie.

LE DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER : Il est chargé de coordonner les travaux, il favorise la communication interne et externe. Il gère la base de données comptables, aidé par :

• Le poste 1, pour l'enregistrement des ventes et avoirs sur ventes, les règlements des ventes au comptant, ventes aux particuliers et les règlements des ventes à crédit ;

• Le poste 2, qui enregistre les achats et met à jour l'échéancier des règlements.

Il effectue également la gestion de la trésorerie dépenses. Il 'établit les déclarations de TVA