De l'information au système d'information
L'information structurée
En collectant les données brutes et en les analysant, on les transforme: elles deviennent informations manipulables et structurées. Exemples:
Pour reprendre l'exemple de la sonnerie: afin de distinguer le début de la fin du travail, il est nécessaire de produire deux types de sonnerie;
Autre exemple: un solde de 1 000 euros sur un compte client n'a pas de signification si on ne précise pas la nature du solde: débiteur ou créditeur.
Ces informations deviennent des instruments de:
Communication: coordination des processus de gestion;
Mémorisation: conservations des traces des actions de l'entreprise et de son environnement;
Décision: Le traitement des informations aboutit à d'autres informations plus précises permettant la prise de décision.
Définition : Notion de système
Un système est un ensemble d'éléments interdépendants. La suppression ou l'altération d'un de ces éléments rend le système inopérant.
Exemple : Exemples de systèmes
Système de chauffage: la suppression des tuyauteries empêchera le système d'atteindre son but qui est le chauffage de l'immeuble.
Système comptable: l'élimination des comptes de trésorerie dans une entreprise ne permettra pas à l'entreprise d'enregistrer des opérations comme le paiement de la facture E.D.F. par prélèvement automatique. Si on supprime le compte de résultat, on ne pourra pas calculer le résultat (bénéfice ou perte) d'un exercice comptable.
Complément : Différents niveaux d'un système
Cette définition est à préciser. On peut faire apparaître la notion de système à plusieurs niveaux :
1er niveau: le méta système qui représente l'ensemble des agents économiques ;
2e niveau: le système organisation environnement; ce sont les liens qu'une entreprise peut avoir avec son environnement immédiat (clients, fournisseurs, Etat...);
3e niveau: le système interne à l'organisation; c'est l'ensemble des éléments régissant le fonctionnement d'une entreprise (gestion du personnel, gestion de la production, gestion financière);
4e niveau: le système d'information comptable et de gestion; il comprend comme tout système un système opérant, un système d'information et un système de décision.